Nereguli în achizițiile publice și control financiar la Administrația Rezervelor de Stat și Probleme Speciale

Un raport recent al Curții de Conturi a evidențiat mai multe deficiențe în gestionarea fondurilor și proceselor de achiziție publică la Administrația Națională a Rezervelor de Stat și Probleme Speciale – Unitatea Teritorială 145 Tânțăreni (ANRSPS – UT 145).

Auditul, realizat pentru exercițiul financiar aferent anului 2023, a identificat nereguli privind contractarea lucrărilor de reparații curente, aplicarea controlului financiar preventiv, precum și monitorizarea executării contractelor.

Deficiențe în aplicarea controlului financiar preventiv

Unul dintre principalele aspecte semnalate în raport vizează strategia de contractare pentru achiziția publică de lucrări. În data de 12.01.2023 a fost aprobată finanțarea lucrării de reparații curente rezervoare R 103, R 104, R 105, R 106, R 107 – înlocuire membrane, pentru desfășurarea activității rezervei de stat în condiții de siguranță, în valoare de 2.715 mii lei, conform Listei lucrărilor de reparații curente aprobate a se finanța în anul 2023, la U.T. 145, înregistrată la Administrația Națională a Rezervelor de Stat și Probleme Speciale ( A.N.R.S.P.S.).

Ulterior acesteia, în data de 17.03.2023, a fost întocmit de către un expert și aprobat de către directorul executiv al A.N.R.S.P.S. UT 145, Referatul de necesitate nr. 365/17.03.2023, prin care s-a solicitat o lucrare de reparații curente la rezervoare R 103, R 104, R 105, R 106, R 107 – înlocuire membrane, în vederea desfășurării activității rezervei de stat în condiții de siguranță. Totodată, în cadrul etapei de elaborare a documentației de atribuire a contractului de achiziție publică pentru lucrarea de reparații curente la rezervoare R 103, R 104, R 105, R 106, R 107 – înlocuire
membrane, entitatea auditată a procedat la întocmirea Caietului de sarcini înregistrat sub nr. 364/17.03.2023 și a Strategiei de contractare nr. 366/17.03.2023.

Prin Strategia de contractare, UT 145 a stabilit că procedura de atribuire aplicată pentru contractul de achiziție publică să fie procedura simplificată. Strategia de contractare nr. 366/17.03.2023 nu a fost supusă vizei de control financiar preventiv. Conform prevederilor N.M. aprobate prin O.M.F.P. nr. 923/2014, strategia de contractare se supune vizei de control financiar preventiv propriu în vederea asigurării legalității și regularității și după caz, a încadrării în limitele și destinația creditelor bugetare și de angajament.

Consecințe: Lipsa acestui control poate duce la nereguli financiare și încălcarea principiilor de legalitate și regularitate în utilizarea fondurilor publice.

Recomandări:

• Actualizarea procedurilor de control financiar preventiv pentru a include strategia de contractare;
• Implementarea unor mecanisme de verificare riguroasă a documentației financiare.

Neconcordanțe contractuale și lipsa garanției de bună execuție

În cazul contractului de lucrări care a avut ca obiect Reparații curente rezervoare R 103, R 104, R 105, R 106, R 107 – înlocuire membrane”, la valoarea de 2.200.431 lei, la care se adaugă TVA în cuantum de 418.081,89 lei și o perioadă de execuție a lucrărilor de 170 zile calendaristice, modificat la data de 15.09.2023, prin Actul Adițional nr. 1 înregistrat cu nr. 1266/15.09.2023, prin care s-a convenit înlocuirea a două rezervoare (R 103 și R 104 cu R 108 și R 109), constatându-se următoarele:
– în conținutul contractului de lucrări mai sus menționat, însușit de ambele părți semnatare, au fost consemnate unele neconcordanțe, cu privire la condițiile calcului daunelor interese si al denunțării contractului.
– garanția de bună execuție a contractului, a fost constituită în sumă inițială de 0,5% din prețul contractului, cu depășirea termenului de 5 zile lucrătoare de la data semnării contractului așa cum se prevede la art. 39 alin. (3) din H.G. nr. 395/2016 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea cont

Consecințe: Aceste deficiențe pot îngreuna obținerea de despăgubiri în cazul unor litigii și pot afecta integritatea financiară a instituției.

Recomandări:

• Elaborarea unui model-cadru de contract, în conformitate cu Legea 98/2016 privind achizițiile publice;
• Respectarea termenelor pentru constituirea garanțiilor de bună execuție;
• Implementarea unor măsuri de monitorizare a contractelor post-atribuire.

Monitorizare deficitară a executării contractului

Deși prin contract, executantul și-a asumat executarea lucrărilor de reparații într-un termen de 170 zile de la data transmiterii ordinului de începere a lucrărilor, acesta nu a respectat graficul pentru executarea lucrării în termenul prevăzut în contract, precum și termenul de finalizare a lucrării, respectiv data de 03.12.2023.

La data de 27.12.2023, conform Adresei nr. 1802, Contractul de lucrări nr.1/2023 înregistrat la A.N.R.S.P.S. U.T. 145 cu nr. 786/15.06.2023, se reziliază de drept conform clauzelor prevăzute la art. 9.5, potrivit cărora Nerespectarea obligațiilor asumate prin contract de către una dintre părțile semnatare, în mod culpabil, dă dreptul părții lezate de a cere rezilierea acestuia unilateral și de a pretinde plata de daune-interese.

Referitor la rezilierea de drept, sancțiune ce intervine în cazul neexecutării culpabile a obligațiilor asumate prin contract de către una dintre părțile semnatare, se constată că Adresa nr. 1082 din data de 27.12.2023 a fost emisa cu întârziere, respectiv după 24 de zile de la termenul de finalizare a lucrării prevăzut in contract, respectiv data de 03.12.2023.

Autoritatea contractantă, ca urmare a rezilierii contractului de execuție, nu și-a îndeplinit obligația de a emite documente constatatoare care conțin informații referitoare la îndeplinirea sau, după caz, neîndeplinirea obligațiilor contractuale de către contractant și, dacă este cazul, la eventualele prejudicii.

În acest sens, entitatea auditată a procedat la emiterea documentului constatator negativ la aproximativ 4 luni de la data la care contractul a încetat, prin ajungerea la termen, respectiv în data de 01.04.2024 (Document constatator nr.528/01.04.2024). Mai mult decât atât, conform prevederilor art. 166 alin.(5) din H.G. nr. 395/2016, documentele constatatoare emise de către autoritatea contractantă pentru neîndeplinirea obligațiilor contractuale de către contractant pentru eventualele prejudicii se publică în SEAP, în termen de 60 de zile de la data emiterii, entitatea auditată nerespectând această obligație.

Consecințe: Întârzierile în rezilierea contractului și lipsa documentelor constatatoare pot avea implicații asupra recuperării prejudiciilor și pot compromite viitoarele procese de achiziție publică.

Recomandări:

• Implementarea unui sistem de monitorizare strictă a derulării contractelor;
• Respectarea termenelor contractuale și emiterea documentelor constatatoare în timp util;
• Stabilirea unor responsabilități clare pentru monitorizarea și raportarea stadiului execuției lucrărilor.