ONRC: fără termene și sancțiuni pentru înregistrarea mențiunii privind CAEN. Ceva se întâmplă totuși!

ONRC: un termen-limită pentru înregistrarea mențiunii privind actualizarea obiectului de activitate (CAEN), în conformitate cu noua clasificare, pentru societăți, persoane fizice autorizate (PFA), întreprinderi individuale (II) și familiale (IF) nu este prevăzut, precizează Oficiul Național al Registrului Comerțului (ONRC). Instituția face mențiunea că nu sunt prevăzute nici sancțiuni în acest sens. De ce trebuie înregistrată mențiunea totuși?

„Începând cu 1 ianuarie 2025, a intrat în vigoare CAEN Rev.3, o versiune actualizată a Clasificării Activităților din Economia Națională, aprobată prin Ordinul Președintelui Institutului Național de Statistică nr. 377/17.04.2024. Această schimbare presupune ca societățile, persoanele fizice autorizate (PFA), întreprinderile individuale (II) și întreprinderile familiale (IF) să-și actualizeze obiectul de activitate în conformitate cu noua clasificare”, se arată într-un comunicat al ONRC transmis vineri AGERPRES.

La nivelul ONRC a fost stabilită procedura necesară pentru implementarea acestei actualizări, asigurându-se conformitatea cu noile reglementări.

Nouă versiune a Nomenclatorului CAEN este conformă cu Nomenclatorul de activități utilizat în cadrul Comunității Europene.

„Începând cu 1 ianuarie 2025, profesioniștii completează Cererea de înregistrare în registrul comerțului (original), în care precizează obiectul principal de activitate conform CAEN Rev. 3. Cererea de înregistrare în registrul comerțului se depune prin intermediul portalului de servicii on-line, la ghișeu sau prin transmitere prin intermediul serviciilor de poștă/curierat și se soluționează de către registratorul de registrul comerțului”, se mai scrie în comunicat.

În toate cazurile care implică actualizarea obiectului de activitate, oficiul registrului comerțului emite, cu titlu gratuit, un nou certificat de înregistrare, precum și informații punctuale la zi din registrul comerțului.

În cadrul actualizării obiectului de activitate conform CAEN Rev.3, persoanele fizice autorizate (PFA) vor putea înregistra un număr maxim de 5 clase de activități conform codului CAEN, iar întreprinderile individuale vor putea înregistra un număr maxim de 10 clase de activități conform codului CAEN.

Chiar dacă nu există un termen-limită pentru înregistrarea mențiunii privind actualizarea obiectului de activitate, în conformitate cu noua clasificare, chiar dacă nu există sancțiuni pentru cei care nu se conformează, mai mulți contabili au apreciat că procedura trebuie făcută, „chiar și în acest ritm relaxat”, pentru ca persoana juridică în cauză să mai poată derula operațiuni. Principalele probleme identificate în cazul neconformării sunt:

1. Incongruențe în declarații fiscale

Codurile CAEN actualizate sunt folosite de autorități pentru a clasifica și analiza activitățile economice. Dacă firmele continuă să folosească vechile coduri, declarațiile fiscale sau raportările ar putea să nu fie procesate corect, ceea ce ar putea cauza:
Întârzieri în procesarea documentelor fiscale.
Risc de verificări suplimentare de către ANAF.

2. Probleme cu accesul la facilități fiscale

Unele coduri CAEN sunt folosite pentru a stabili eligibilitatea pentru facilități fiscale (de exemplu, impozit pe venit de 1% pentru microîntreprinderi sau scutiri de impozit pentru IT).
Dacă codul vechi nu mai este valabil, firma poate pierde accesul la aceste beneficii.

3. Raportări incorecte sau incomplete

În raportările către autorități (ANAF, Institutul Național de Statistică, Registrul Comerțului), utilizarea unui cod CAEN expirat poate duce la:
Refuzul acceptării raportării.
Clasificarea greșită a activității firmei în baza de date a autorităților.

4. Dificultăți în relația cu partenerii de afaceri

Partenerii de afaceri care utilizează noile coduri CAEN pot întâmpina dificultăți în verificarea corectă a activității firmei tale.
În unele cazuri, pot refuza să colaboreze din cauza lipsei conformității cu reglementările actuale.

5. Probleme la accesarea fondurilor sau licitațiilor

Pentru accesarea unor finanțări (de exemplu, fonduri europene sau naționale), eligibilitatea este adesea legată de codul CAEN. Dacă firma utilizează un cod expirat, cererea poate fi respinsă.

6. Complicații în audituri sau controale fiscale

Un cod CAEN incorect poate ridica suspiciuni în cadrul controalelor fiscale, ceea ce poate duce la investigații mai detaliate sau chiar la sancțiuni.

Cum poate afecta în mod direct contabilitatea?

Gestiunea activităților: Unele softuri contabile pot solicita coduri CAEN valide pentru a organiza evidența contabilă. Un cod expirat poate duce la erori de înregistrare.
Înregistrarea facturilor: Codurile CAEN sunt folosite pentru a clasifica activitățile economice asociate cu facturile emise/primite. Erorile pot complica reconcilierea contabilă.
Clasificarea veniturilor și cheltuielilor: Codurile CAEN contribuie la determinarea tipului de activități principale și secundare. Dacă acestea nu sunt actualizate, raportările financiare pot fi neconforme.