România, captivă erei analogice: Digitalizarea notariatului se lovește de legea învechită și obstacole tehnice

România se confruntă cu o mare provocare în procesul de digitalizare a activităților juridice. Unul dintre domeniile cele mai afectate este activitatea notarială, care se bazează încă pe proceduri tradiționale și pe documente fizice. În ciuda faptului că digitalizarea ar putea aduce eficiență și transparență, procesul este îngreunat de o legislație depășită și de dificultăți tehnice, iar reglementările actuale nu reușesc să țină pasul cu realitățile sociale și avansul tehnologic.

Legea veche, inadecvată pentru progresul tehnologic

Legea nr. 589/2004 privind regimul juridic al activității electronice notariale a fost un punct de plecare pentru digitalizarea domeniului, dar, după 18 ani de la adoptare, aceasta s-a dovedit a fi ineficientă și insuficientă. Deși a fost concepută pentru a reglementa activitatea notarială electronică, legea nu mai corespunde cerințelor tehnologice și nu poate răspunde provocărilor actuale. În plus, reglementările aferente sunt considerate prea complexe, iar notarii publici se confruntă cu dificultăți majore în a le implementa în practică.

Această legislație veche a fost gândită într-un context tehnologic mult mai restrâns și nu ține cont de avansul rapid al tehnologiilor digitale. În consecință, implementarea actelor și procedurilor notariale în condiții de siguranță, așa cum prevăd noile norme, este practic imposibilă fără o regândire completă a reglementărilor. Aceasta este o problemă semnificativă, deoarece activitatea notarială joacă un rol crucial în securizarea tranzacțiilor și protecția drepturilor cetățenilor.

Întârzierea digitalizării și ineficiența procedurilor

În ciuda avansurilor înregistrate la nivel global, România rămâne încă legată de proceduri tradiționale în ceea ce privește notariatul. Majoritatea procedurilor notariale se desfășoară „în persoană” și „pe hârtie”, cu utilizarea tehnologiei limitată la stocarea documentelor sau la comunicarea cu bazele de date publice. Atât notarul public, cât și personalul auxiliar, se află încă într-un sistem în care documentele fizice sunt întocmite și apoi scanate pentru a fi trimise în format electronic. Astfel, procesul rămâne unul duplicat și ineficient, în care documentele sunt manipulate atât fizic, cât și digital, fără a exploata pe deplin potențialul tehnologiilor actuale.

Această întârziere în implementarea digitalizării complete a activității notariale afectează nu doar eficiența instituțiilor implicate, ci și confortul cetățenilor. Într-o societate în care digitalizarea este esențială pentru fiecare sector, notariatul rămâne un domeniu în care simplificarea și automatizarea procedurilor sunt aproape inexistente. Cu toate acestea, digitalizarea reprezintă o necesitate urgentă, mai ales în contextul în care ritmul adopției tehnologiei este în continuă creștere în România.

Provocările tehnologice și lipsa unui cadru coerent

Un alt obstacol major în drumul digitalizării este lipsa unui cadru legislativ coerent care să reglementeze utilizarea tehnologiilor digitale în notariat. În ciuda normelor internaționale, cum ar fi Regulamentul (UE) nr. 910/2014 privind identificarea electronică și serviciile de încredere, România nu dispune de reglementări specifice care să asigure integrarea completă a tehnologiilor digitale în activitatea notarială. Tehnologiile de securitate cibernetică necesare pentru a proteja datele sensibile și a asigura încrederea cetățenilor în sistem sunt esențiale, dar reglementările naționale nu sunt încă suficient de clare sau de detaliate pentru a garanta siguranța acestora.

În plus, există o mare provocare legată de formarea notarilor și a personalului auxiliar în utilizarea noilor tehnologii. Competențele digitale ale acestora trebuie actualizate, iar acest lucru presupune o pregătire continuă care, din păcate, nu se realizează la o scară suficient de mare. Acest decalaj în formare riscă să îngreuneze adoptarea digitalizării și să creeze o prăpastie între evoluțiile tehnologice și capacitatea profesioniștilor din domeniu de a le aplica corect.

Schimbările preconizate în activitatea notarială

Prin urmare, Guvernul va adopta azi un proiect de lege care reglementează îndeplinirea actelor și procedurilor notariale în formă electronică aduce schimbări importante în activitatea notarială din România. Prin crearea platformei informatice Top-not, Uniunea Națională a Notarilor Publici din România (Uniunea) își propune să transforme modul în care notaratele vor interacționa cu cetățenii și cu instituțiile statului, reducând barierele fizice și eficientizând procesele administrative. Această inițiativă se aliniază cu tendințele globale de digitalizare și își propune să îmbunătățească considerabil modul în care sunt gestionate actele notariale.

Platforma Top-not: Inovație și securitate

Platforma Top-not va deveni un instrument esențial în digitalizarea activității notariale. Destinată atât pentru gestionarea documentelor notariale, cât și pentru asigurarea schimbului de date între notarii publici și instituțiile publice, aceasta va fi dezvoltata și administrată de Uniune. Funcționarea platformei va fi reglementată strict pentru a garanta securitatea, confidențialitatea și integritatea datelor procesate. Printre măsurile importante de protecție se numără jurnalizarea în timp real a evenimentelor și a accesului la datele vehiculate prin platformă, precum și auditurile periodice care vor asigura transparența și respectarea normelor de securitate.

De asemenea, Uniunea va asigura controlul asupra securității cibernetice, iar orice modificare semnificativă a platformei sau orice incident de securitate va trebui să fie notificat Autorității pentru Digitalizarea României. Astfel, implementarea tehnologiilor avansate va fi însoțită de măsuri riguroase de protecție, care vor garanta că platforma rămâne un mediu sigur și fiabil pentru toți utilizatorii.

Acte notariale electronice: Flexibilitate și accesibilitate

Un aspect revoluționar al acestui proiect de lege este că va permite notarilor publici să îndeplinească actele și procedurile notariale în formă electronică, nu doar pe suport hârtie. Notarii care doresc să adopte această metodă vor trebui să solicite, în prealabil, autorizația Uniunii pentru a desfășura activitățile notariale electronice și vor obține acces la platforma Top-not. Astfel, se va crea un sistem flexibil, adaptabil la nevoile cetățenilor și ale profesioniștilor din domeniu, permițându-le să desfășoare activitățile notariale într-un mod mult mai rapid și mai convenabil.

Printre actele care vor putea fi realizate în format electronic se numără consultanța juridică scrisă cu caracter notarial, păstrarea documentelor în arhiva electronică notarială, transmiterea actelor către Oficiul Național al Registrului Comerțului și chiar comunicarea cererilor pentru publicitatea imobiliară. Aceste proceduri vor fi disponibile nu doar pentru cetățenii din România, dar și pentru cei care se află în afaceri internaționale, contribuind astfel la simplificarea procesului de circulație a actelor notariale.

Beneficiile și impactul socioeconomic al digitalizării

Adoptarea acestui proiect legislativ va aduce numeroase beneficii economice și sociale. Din punct de vedere economic, se estimează o reducere semnificativă a cheltuielilor pentru solicitanți, prin diminuarea costurilor de arhivare fizică și prin eficientizarea întregului proces notarial. De asemenea, se va facilita accesul la servicii notariale prin eliminarea barierelor impuse de distanța fizică dintre notar și solicitant. Acest lucru va îmbunătăți accesul cetățenilor la serviciile publice și va contribui la modernizarea sistemului juridic național.

Pe lângă aspectele economice, impactul social va fi, de asemenea, semnificativ. Digitalizarea activității notariale va face procesul mai rapid, mai eficient și mai accesibil, reducând timpul de așteptare și costurile suplimentare generate de deplasarea fizică la biroul notarial. De asemenea, va asigura o mai bună transparență și siguranță în gestionarea datelor, ceea ce va întări încrederea cetățenilor în sistemul juridic și în profesia notarială.

Măsuri de monitorizare și evaluare

Pentru a evalua eficiența noii reglementări, Uniunea va urmări evoluția implementării legii prin analiza datelor statistice disponibile, cum ar fi numărul de notari care au ales să desfășoare activități electronice și numărul de acte notariale întocmite în această formă. În plus, se va organiza o consultare a notarilor și a publicului larg, pentru a colecta feedback și pentru a ajusta reglementările în funcție de observațiile acestora.