Schimbare majoră în administrarea datelor muncii: REVISAL este înlocuit de REGES-ONLINE

Guvernul României preconizează o schimbare semnificativă în gestionarea relațiilor de muncă prin implementarea unui sistem digitalizat și mai eficient – REGES-ONLINE.

Acesta va înlocui actualul sistem informatic REVISAL și va adresa numeroasele provocări tehnice și administrative întâmpinate până în prezent. Schimbările vizate vor aduce beneficii semnificative atât pentru angajatori, cât și pentru angajați, contribuind la simplificarea procesului administrativ și îmbunătățirea securității datelor.

Digitalizarea completă a procesului de gestionare a datelor

Prin înlocuirea REVISAL cu REGES-ONLINE, autoritățile române vor implementa un sistem centralizat și accesibil online, eliminând necesitatea instalării aplicațiilor locale pe calculatoarele angajatorilor. Acest sistem va permite derularea tuturor operațiunilor printr-un portal web securizat, care va facilita accesul autorităților competente, Inspecției Muncii, angajatorilor și salariaților, în timp real. Mai mult, REGES-ONLINE va fi interoperabil cu alte baze de date naționale, asigurând o gestionare mai eficientă a informațiilor.

Îmbunătățirea securității și transparenței datelor

Una dintre cele mai importante schimbări aduse de REGES-ONLINE este sporirea securității datelor. Sistemul va utiliza infrastructură modernă și tehnologii avansate de protecție cibernetică, reducând riscurile asociate cu gestionarea informațiilor sensibile ale salariaților. În plus, angajații vor beneficia de acces online la datele lor din registru, având posibilitatea de a descărca un extras din REGES, contribuind astfel la o mai mare transparență.

Obligații mai clare pentru angajatori și sancțiuni pentru nerespectarea termenelor

Noile reglementări vor impune angajatorilor obligația de a transmite informațiile despre noii salariați cel târziu în ziua anterioară începerii activității, precum și de a actualiza sistemul cu orice modificări ale raporturilor de muncă (suspendări, încetări, detașări, transferuri, salarii, sporuri etc.). Introducerea unor termene stricte și a unor sancțiuni severe pentru întârzierile în transmiterea datelor va contribui la reducerea erorilor și a abuzurilor, asigurând un proces de raportare mai punctual și mai precis.

Simplificarea procesului administrativ și debirocratizarea sistemului

REGES-ONLINE va elimina multe dintre dificultățile birocratice cu care se confruntă angajatorii, precum necesitatea deplasării fizice la inspectoratele teritoriale de muncă pentru obținerea parolelor sau solicitarea de informații. De asemenea, sistemul va permite o mai bună integrare a datelor în alte platforme, facilitând procesul de verificare a înregistrărilor din diverse baze de date ale instituțiilor partenere. Aceasta va reduce semnificativ timpul și costurile implicate în procesul de raportare.

Un sistem modern, mai accesibil și mai eficient

Implementarea REGES-ONLINE va permite un acces rapid și din orice locație, fie prin web, fie prin dispozitive mobile, eliminând necesitatea unor aplicații locale. Inspectorii de muncă și autoritățile competente vor putea verifica datele în timp real, sporind astfel eficiența controlului și asigurând o mai bună monitorizare a respectării legislației muncii.

Termen de tranziție și implementare

Pentru a facilita adoptarea noii platforme, angajatorii vor avea la dispoziție un termen de șase luni pentru a face tranziția de la REVISAL la REGES-ONLINE. După acest interval, Hotărârea Guvernului nr. 905/2017 privind registrul general de evidență a salariaților va fi abrogată, iar angajatorii vor trebui să utilizeze exclusiv noul sistem. Procedura de acces în vederea completării, transmiterii și interogării datelor va fi stabilită prin ordin al ministrului muncii, în termen de 30 de zile de la intrarea în vigoare a hotărârii.

Care sunt problemele de azi

Infrastructura software și hardware care susține actualul sistem informatic REGES/REVISAL este învechită, iar funcționalitățile acestuia sunt limitate, ceea ce face gestionarea datelor despre angajați o sarcină tot mai dificilă.

Infrastructură depășită și nevoia de mentenanță constantă

Sistemul informatic actual al Registrului, creat pentru a sprijini transmiterea datelor despre salariați între angajatori și autoritățile competente, este depășit din punct de vedere tehnologic. Conform documentului guvernamental, sistemul nu mai face față creșterii volumului de date pe măsură ce numărul de angajatori și salariați din România continuă să crească. În plus, infrastructura hardware care susține sistemul a fost schimbată ultima dată în 2011, ceea ce duce la necesitatea unei mentenanțe constante și costisitoare.

Mai mult, fiecare dintre cele 43 de inspectorate teritoriale de muncă (ITM) din țară trebuie să asigure funcționarea unui server care găzduiește datele la nivel județean, ceea ce crește complexitatea administrativă și riscurile de securitate.

Procesele administrative: încărcătura suplimentară pentru angajatori

Una dintre cele mai mari probleme semnalate este procesul administrativ complicat. Angajatorii sunt obligați să se deplaseze fizic la sediul inspectoratelor teritoriale de muncă pentru a obține parolele necesare operării sistemului sau pentru a solicita informații de bază. Aceste deplasări sunt nu doar consumatoare de timp, dar creează și un impediment în fluidizarea procesului de raportare.

În plus, pentru companiile cu mai puțin de 50 de angajați, în cazul pierderii informațiilor din baza de date locală, inspectoratele furnizează registrul în format hârtie. Aceste date trebuie reintroduse manual în sistem, ceea ce duce la erori, întârzieri și costuri suplimentare.

Lipsa trasabilității și riscuri de securitate

Un alt aspect important este lipsa de trasabilitate în sistem. Fiecare companie are un singur utilizator care este folosit de mai multe persoane, ceea ce face imposibilă urmărirea exactă a operațiunilor efectuate. Acest lucru poate duce la manipularea incorectă a datelor și poate crea riscuri de securitate, având în vedere că datele personale ale salariaților sunt stocate într-un sistem cu protecție inadecvată.

În plus, rapoartele sunt obținute manual, prin interogarea directă a bazei de date, un proces care nu doar că este ineficient, dar poate duce și la erori în raportarea datelor.

HG-60